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タイムカードで打刻するメリット・デメリット

タイムカードでの打刻は、従来式の打刻方法としては、最もオーソドックスな方法のひとつです。使い方は至ってシンプル。出勤および退勤時に、タイムレコーダーにカードを挿入ればOKです。最近では、テクノロジーが発展を遂げるなか、他にも便利な打刻方法が登場・普及していますが、どれを選択しても、やはりメリットとデメリットの両面を併せ持っているという点では、共通しています。このページでは、勤怠管理としてタイムカードを利用する場合のメリットとデメリットについて、それぞれ紹介しています。

タイムカードで打刻するメリット

メリットその1 使用方法がシンプル

タイムカードは、いわば「アナログタイプの勤怠管理ツール」ともいえる打刻用アイテムです。かつては、もっとも一般的に多くの企業で導入されていたので、年配の社員が多いオフィスでは、皆がストレスなく利用できるというメリットがあります。

また、あまりタイムカードになじみのない若い世代の社員にとっても、使用方法がタイムレコーダーにタイムカードを挿入するのみ、というシンプルさですから、使用手順に関する複雑な説明は必要ありません。

メリットその2 低コスト

コストがあまりかからないという点が、もうひとつの大きなメリットです。基本的には、従業員数と同じ枚数のタイムカード、インクがセットされているタイムレコーダーが1台あれば充分です。タイムカード導入時に必要となる費用は、これだけです。

毎月、あるいは一定期間ごとに必要となるの固定費としては、タイムレコーダーに使う電気代、タイムカードに打刻するためのインク代、そしてタイムカード代の3点が挙げられますが、トータルでもそれほど多くのコストがかかるものではありません。

タイムカードで打刻するデメリット

デメリットその1 管理するのに手間がかかる

管理にかかる手間が小さいとはいえないのが、タイムカードのデメリットです。労働基準法第109条の「記録の保存」を守るためには、タイムカードのような書類を3年間は保存しなくてはなりません。一定期間の打刻が済むとタイムカードを新しくしなくてはならないので、社員のタイムカードは1人につき1枚というわけではないため、整理して保管しておくスペースの確保が必要となります。

また、本社などの別のオフィスで勤怠状況を集計する場合は、タイムカードを発送するなどの業務も生じます。

デメリットその2 打刻漏れが起こりやすい

すべての出勤・退勤時に漏れなくタイムカードに打刻する必要がありますが、ついうっかりしてその作業をし忘れてしまう可能性もあります。正確な時刻の打刻が求められますから、気づいたときに打刻する、というわけにもいかないのが難点だといえます。

あるいは、退勤時のタイムカードを打刻したあとに、急遽残業をしなくてはならない状況が発生しないとも限りません。そのような場合、サービス残業となってしまわないように、なんらかのシステムづくりが必要となります。

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