派遣社員の勤怠管理方法

派遣社員の管理責任はどこにある？

社員を直接雇用しているのは派遣元の企業ですが、派遣社員が実際に働いているのは派遣先の企業です。では派遣社員の管理責任はどこにあるのか？その答えは、「項目ごとにそれぞれ異なる」ということです。

派遣社員に対して働いた分の賃金を支払うのは派遣元の派遣会社になりますが、実際に派遣社員の勤怠情報をチェックしているのは派遣先の企業です。派遣社員が労働するための業務指示や就業環境のチェックなどは、派遣先の企業が担うことになります。

これに対して、派遣社員に対する年次休暇の扶余や時間外労働の割増賃金の支払いといった項目については、派遣元の企業が管理を担うことになります。

派遣社員の管理責任は、派遣先・派遣元企業の両方がそれぞれ分担しているのです。

派遣先が管理する項目

実際に派遣先企業が派遣社員に対して管理すべきとされている項目は、以下の通りです。

• 労働時間
• 休暇の取得
• 安全衛生面での管理
• パワハラ・セクハラなどの防止
• 業務指導・指示
• ハラスメントや苦情対応
• 派遣先管理台帳の作成

派遣社員の出勤・欠勤状況の把握は派遣先企業が責任を持ちます。休暇の取得や労働時間を調整しながら、派遣社員の健康管理や派遣料金について丁寧に管理する必要があるのです。

また、業務に適した環境の整備や待遇なども、派遣先の企業が管理します。例えば作業スペースの確保や空調管理、リフレッシュルームといった福利厚生施設は自社の従業員と同様に利用できるよう管理する必要があります。業務中に派遣社員に対してハラスメント行為が行われないよう、苦情処理の体制やトラブル防止に努めることもまた、派遣先企業の役割です。

また派遣元企業に通知するために、派遣社員の業務時間や苦情対応の内容などを派遣先管理台帳として作成・通知する役割も担っています。

派遣元が管理する項目

派遣社員が実際に業務を行う際の管理項目を派遣先が担うように、派遣元企業では派遣社員に対する以下の項目を管理します。

• 賃金支払い
• 時間外労働の割増賃金の支払い
• 年次休暇の付与
• 災害補償
• 健康診断

派遣元が管理するのは、主に「雇用主としての責任」とされる項目です。派遣先から通知された勤怠時間に伴い、賃金の計算や支払いをするほか、雇用主として社員に対する健康診断や災害補償といった責任を果たすことが目的とされています。

派遣先企業と連携しながら、派遣先管理台帳などを活用して社員の待遇などを管理します。

派遣社員の勤怠管理における問題点とは？

派遣社員の働き方は人によってばらつきがあり、正規社員と比べると勤怠管理が難しく、その分ミスなども発生しやすいでしょう。基本的には派遣社員の勤務時間などは派遣先の企業が決定するため、派遣する側の企業はリアルタイムで把握しにくいという問題があります。とくに派遣先がタイムカードなどで出退勤の時間を管理しているケースでは、実際の勤務状況が把握しにくいというのが現状です。

さらに派遣社員が派遣する側の企業に対し、出勤表の虚偽申請をする可能性もあり、トラブルの原因の一つになっています。また時間外労働などを行っているかどうかは、すべて派遣先に任せっきりになり、サービス残業や賃金の未払いが起こる問題も。

つまり派遣先での勤務状況を把握するためには、一人ひとりに確認を取りながら、ミスがないか派遣先に確認する必要があります。そのような管理体制であれば、余計な手間がかかってしまい、ミスも起こりやすい状況なのです。

派遣社員の勤怠管理に対応したシステムとは？

派遣社員の勤怠状況をリアルタイムに管理する方法として、勤怠管理システムがあります。派遣先がタイムカードなどで出退勤を管理しているケースでは、派遣側の企業が実際の勤務状況を確認するまで1ヶ月程度要することも。リアルタイムに把握できないことで、長時間労働を強いてしまう、賃金の支払いミスが起こるなどの問題に繋がるでしょう。

勤怠管理システムを導入することで派遣社員の勤務状況がリアルタイムに把握でき、派遣社員や派遣する企業を守ることができます。

• スタッフ管理機能
  派遣社員の契約情報や稼働状況などをリアルタイムに把握・管理できる機能
• クライアント管理機能
  派遣先との契約書などを管理できる機能。派遣社員のニーズや条件などを把握できるでしょう。
• 受注管理機能
  派遣社員の契約満期や更新などの管理ができ、派遣先企業との状況も把握可能です。
• 勤怠管理機能
  派遣社員の勤怠管理ができる機能です。クラウドであれば、スマホなどで打刻もできるので、非常に便利でしょう。さらに派遣社員の給与計算、派遣先企業への請求金額を計算する作業にも役立てることができます。

上記のように勤怠管理システムには様々な便利な機能が搭載されているので、自身の会社にピッタリの機能が備わったシステムを選ぶようにしましょう。

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派遣対応の勤怠管理システム導入のメリットとは？

派遣に対応した勤怠管理システムを導入することで、これまでの業務負担を軽減でき、書類などの管理も簡単になります。詳しくメリットを解説するので、導入するか迷っている企業は参考にしてください。

管理業務の負担を軽減できる

勤怠管理システムを導入する一番のメリットが、勤務管理を簡単に行えるという点でしょう。派遣社員と派遣先の勤務状況を一括で管理でき、派遣する側の企業はリアルタイムで勤務状況を把握可能です。打刻漏れやミスなどのトラブルも減り、派遣先にとっても勤怠状況を報告する手間も省けるなど、派遣する側・派遣先・派遣社員それぞれの負担が大幅に軽減できます。

業務の効率化を高める

これまでの方法であれば派遣社員の勤怠状況を一人ひとり確認し、集計する必要があり、非常に時間を要する作業でした。しかし勤怠管理システムを導入することで、集計は自動化されるため勤怠状況をチェックする作業の時間はほとんどかかりません。給与計算システムが搭載された製品であれば、給与計算も迅速に行え、ミスも少ないでしょう。

契約状況などを一括で管理できる

労働基準法・労働者派遣法などの法律で、社員の契約書類や帳簿などを保管しておかなければなりません。勤怠管理システムを導入することで、書類の管理も一括で行えるため紛失するようなことも起こりにくいでしょう。また必要に応じて契約状況も簡単にチェックできるため、情報を知りたいときにも便利です。

参照元：ITトレンド（https://it-trend.jp/attendance_management_system/article/for_temporary_staff#chapter-6）

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