派遣社員の勤怠管理で必要な機能とは

そもそも勤怠管理システムとは？何ができるの？

勤怠管理システムとは、企業で働いている社員の出退勤の時間を管理するシステムのことです。入力されたデータに基づいて、勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行うことが可能です。

現在は様々な会社から勤怠管理システムが開発されており、具体的に以下のような作業が可能となっています。

リアルタイムでの勤怠管理

管理システムを利用することで、出勤してから・退勤してから勤怠情報を管理しなくても、出勤・退勤時にリアルタイムで状況を管理することが可能になります。例えばタイムカードやIDカードを利用することによって、勤怠管理システムに自動的に情報が管理されていくわけです。

勤怠表の各種形式出力

勤怠管理システムの多くは、システム上で集計したデータを必要に応じた形式で出力することが可能です。例えばCSV形式で出力することにより、他の会計ソフトなどと連携しながら、自由度の高い管理が可能になります。ペーパーレスを推進しながら、紙形式での出力も可能になるでしょう。

労基違反の防止

勤怠管理システムの中には、集計された勤怠情報を自動的に集計・判断し、アラートを警告する機能もあります。残業時間が労働基準法で定められている範囲に収まるよう警告を促したり、残業時間の超過前に通知が届いたりと、労基違反の予防に繋がります。

派遣社員や派遣先の情報管理

自社で雇用している社員だけではなく、派遣社員や派遣先企業の情報について管理する機能も備わっています。勤怠管理システム上で派遣社員についての情報も管理しておけば、項目などを自由に設定して社員ごとに適した形式での管理が叶います。

勤怠シフトの管理

メンバーごとの休憩時間や出勤時間など…シフトの繊細な管理機能も、勤怠管理システム上で行うことができます。残業アラートなどの機能でシフトを作成しやすくなっているため、管理者にとって作業負荷の軽減にも繋がるでしょう。

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派遣社員の勤怠管理で必要な機能とは

派遣社員を管理する上で必要な勤怠管理システムの機能は、以下のような例が挙げられます。

派遣先とのコミュニケーション機能

派遣元と派遣先はコミュニケーションを綿密に行う必要があります。人材派遣業界では承認作業にも手間取るため、オンライン承認やメッセージなどのコミュニケーション機能が備わっていると、勤怠管理システム上で様々な手続が完結します。

多様な就業形態への対応

派遣社員や派遣先企業によって、就業の形態はそれぞれ異なります。あらゆる勤務状況に対応できる勤怠管理システムを導入すると、カスタマイズ性が高くなってあらゆる場面で対応できるようになるでしょう。

GPSでの派遣社員の管理

スマートフォンなどに搭載されている、携帯GPS機能で派遣社員の勤怠情報を管理できるようになると、情報管理のリアルタイム性が高まります。様々な場所に赴く派遣社員にうってつけの機能と言えるでしょう。